SeedDMS verwaltet Dokumente ähnlich einem Dateisystem, geht aber an den entscheidenden Stellen darüber hinaus. Jedes Dokument hat mindestens eine Version, und jede Aenderung erzeugt eine neue, während die alten erhalten bleiben. Wer wissen muss, wie ein Vertrag vor zwei Jahren aussah, findet ihn.
Zu jedem Dokument gehören Metadaten: Autor, Schlagwörter, Beschreibung und beliebige eigene Attribute. Dokumente lassen sich untereinander verknüpfen, mit Anhängen versehen und mit Zugriffsrechten belegen. Gängige Formate wie PDF, Word und Excel werden für die Volltextsuche indiziert, sodass sich auch der Inhalt durchsuchen lässt und nicht nur der Dateiname.
Der zweite Schwerpunkt ist der Ablauf vor der Freigabe. Aus der einfachen Prüfung und Genehmigung des Vorgängers LetoDMS ist ab Version 4 eine Engine geworden, mit der sich eigene Abläufe definieren lassen: wer prüft, wer freigibt, in welcher Reihenfolge. Benachrichtigungen halten die Beteiligten auf dem Laufenden.
Der Einsatzbereich reicht von der privaten Ablage bis zum unternehmensweiten Archiv. Vorausgesetzt werden PHP und MySQL oder SQLite.
Zum Stand der Dinge: Das Projekt wird aktiv weiterentwickelt und gepflegt, zuletzt in den Zweigen 6.0 und 5.1. Bemerkenswert ist eine Erweiterung, die SeedDMS die Schnittstelle von Paperless NGX nachbilden lässt, sodass sich für Paperless entwickelte Apps auch hier verwenden lassen. Ein Konsolenwerkzeug erleichtert Installation und Aktualisierung von Erweiterungen. Eine Demo steht bereit, die Software ist quelloffen.
