Das Pflichtenheft - der große Meilenstein eines IT-Projektes

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Als einer der großen Meilensteine in der Frühphase eines IT-Projektes ist das Pflichtenheft ein unverzichtbares Dokument. Während das Lastenheft die Aufgabe des Auftraggebers ist und dessen spezifische Anforderungen beschreibt, ist für das Pflichtenheft der Auftragnehmer verantwortlich. Er dokumentiert hier, wie er den Anforderungskatalog des Auftraggebers umsetzen will. Das Pflichtenheft wird auch als Feinkonzept bezeichnet, weil es die Wünsche und Forderungen des Auftraggebers, die dieser im Lastenheft formuliert hatte. Zielführend aufgreift und mit ihnen Funktionalitäten und technische Spezifikationen beschreibt, die nötig sind, um den Auftrag im gewünschten Umfang auszuführen.

Als Grundlage für die Leistungen des Auftragnehmers sichert und untermauert das Pflichtenheft, das beide Parteien vertraglich festgelegt haben. Es ist damit ein wichtiges Dokument im gesamten Projektverlauf, auf das sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber bei Bedarf zurückgreifen können: Wer als Auftragnehmer insbesondere eine spezifische PHP-Funktionalität im Pflichtenheft garantiert, sollte diese dann auch in der Form umsetzen, in der sie dokumentiert wurde. Andersherum kann aber auch der Auftraggeber nicht im Projektverlauf eine gänzlich andere Leistung verlangen. Wer einen einfachen Online-Shop bestellt, kann nicht nachträglich ein Script für die automatische Erstellung von Geschenkgutscheinen erwarten, wenn diese Funktion weder im Lasten- noch im Pflichtenheft dokumentiert war.

Das Pflichtenheft folgt keinem standardisierten Muster, es hat sich jedoch in IT-Projekten eine bestimmte Strukturierung als zweckmäßig erwiesen. Dazu gehören die folgenden Punkte:

• Das Produkt
  
  Die Beschreibung des umzusetzenden Projektes, unter anderem eines PHP-basierten Online-Shops, erfolgt auf der Grundlage der Beschreibung des Auftraggebers im Lastenheft. Der Auftraggeber konkretisiert hier vorwiegend die geplanten Einsatzbereiche und mögliche Bedingungen, unter denen der Betrieb sichergestellt wird. Außerdem werden Kriterien festgelegt, die das Produkt unbedingt erfüllen muss, solche, die es erfüllen sollte und weitere, die bei Bedarf hinzugefügt werden.
  
  Diese Kriterien werden nach ihrer Wichtigkeit kategorisiert – zum Beispiel MUSS ein Online-Shop mehrere Bezahlmöglichkeiten anbieten, er SOLLTE Rabattaktionen bei Bedarf automatisch ausrollen können und es wäre ZUSÄTZLICH ein angenehmes Feature, wenn der Kundenstamm zu Weihnachten einen Sonder-Newsletter erhält. In einigen Projekten werden diese Punkte als „Muss“-, „Wunsch“- und „Abgrenzung“-Kriterien formuliert, wobei letztere lediglich darstellen, was das Produkt nicht ist oder was es von anderen seiner Art unterscheidet.
  
  
• Die Soft- und Hardware
  
  Welche Programme, Bibliotheken, Scripte und so weiter kommen zum Einsatz? Diese Fragen beantwortet dieser Teil des Pflichtenheftes. Er listet auch auf, welche Hardware der Auftragnehmer unter Umständen bereitstellt (zum Beispiel dann, wenn er eigene Server zur Verfügung stellt, aber das Hosting bei Fremdanbietern sollte natürlich ebenso genau beschrieben werden). Eventuell vom Auftraggeber zu erfüllende Voraussetzungen für den Betrieb des Produktes werden ebenfalls an dieser Stelle detailliert beschrieben. Etwa wenn dieser Installationen auf eigenen Rechnern vornehmen soll, externe Leistungen zukaufen muss oder bestimmte Soft- und Hardware anschaffen soll, damit das Projekt durchgeführt werden kann.
  
  
• Die Funktionalität
  
  Hat der Auftragnehmer im Lastenheft seine Wünsche und Anforderungen niedergelegt, so präzisiert der Auftragnehmer an dieser Stelle, wie sich diese umsetzen lassen – oder eben nicht (in diesem Fall sollten natürlich Alternativen dargelegt werden!). Die gewünschten Funktionen, etwa des Online-Shops – ein benutzerfreundliches, PHP-basiertes Warenkorbsystem, ein automatischer Newsletterversand und so weiter – werden hier genau beschrieben. Funktionen, die das GUI des Produktes betreffen, sollten so beschrieben werden, wie sie sich später für den Benutzer darstellen. Das bedeutet auch, dass die Ziele der Funktionen erläutert werden: Wenn der Benutzer Aktion A durchführt, passiert Reaktion B.
  
  
• Die Tests
  
  Jedes IT-Projekt erfordert Testläufe. Wie umfangreich diese sind, ist oft den Kosten des Gesamtprojektes geschuldet; ein Grund mehr, den Punkt der Tests möglichst exakt und eindringlich zu beschreiben, um dem Auftragnehmer die Relevanz dieser Projektphase zu verdeutlichen. Der Auftraggeber sollte die Art und Weise der Testläufe beschreiben, also beispielsweise, ob es sich um standardisierte und/oder automatisierte Tests handelt und welchem Zweck diese dienen.
  
  
• Die Sicherheit
  
  Insbesondere bei Online-Shops ist die Sicherheit, nicht nur beim Zahlungsverkehr, ein für den Auftraggeber wichtiger Faktor. Der Auftraggeber sollte kritische Stellen erläutern und erklären, welche Maßnahmen er beispielsweise ergreift, um die Ausfallsicherheit zu gewährleisten.
  
  
• Die Ziel- und Kostenplanung
  
  Während der Auftraggeber im Lastenheft dargelegt hat, bis wann das Projekt fertig sein soll, muss der Auftragnehmer hier nun einen realistischen Zeitplan liefern, in welchem das Projekt umgesetzt werden kann. Außerdem sollten alle zusätzlichen Kosten, die im Auftrag noch nicht detailliert aufgelistet waren, jetzt erwähnt werden: Lizenzgebühren für Software, Schulungskosten, Support und so weiter.

Wie schon beim Lastenheft ist der Umfang des Pflichtenheftes vom Umfang des Projektes abhängig. Wobei es natürlich umso umfangreicher wird, je mehr Anforderungen und Wünsche der Auftraggeber formuliert hat, die vom Auftragnehmer dann jeweils detailliert in ihrer Umsetzungsmöglichkeit beschrieben werden müssen. Je größer ein Projekt, umso sinnvoller kann es auch sein, Punkte ins Pflichtenheft aufzunehmen, die hier noch nicht erwähnt wurden:

Das Thema Rechte beispielsweise. Es kann notwendig werden, festzulegen, ob der Auftraggeber das vollständige Nutzungsrecht am Produkt erhält. Auch eine mögliche Mitwirkungspflicht des Kunden sollte erwähnt werden, wenn zum Beispiel vereinbart werden soll, dass der Auftraggeber verantwortlich ist für die Beschaffung der Produktbilder für den Online-Shop.

(Autor: schubertmedia), Eingetragen am 27.10.2011

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